Car policy en France & modèle PDF téléchargeable pour 2024

Vous avez besoin d'une car policy pour encadrer l'utilisation de vos voitures de fonction et épauler efficacement votre gestionnaire de flotte ? Téléchargez dès maintenant notre modèle, afin de ne rien oublier. Remplissez simplement notre formulaire ci-dessous, et vous recevrez immédiatement votre exemple au format PDF.

‍Veuillez noter que LIZY décline toute responsabilité légale concernant ce document.

Qu'est-ce que la car policy d'une voiture de société ?

Définition de la car policy en entreprise

La politique d'utilisation des véhicules de société, souvent appelée "car policy", est un document clé qui établit les règles et les conditions liées à l’utilisation des véhicules mis à disposition par l’entreprise. Ce document couvre divers aspects légaux, allant du nombre de kilomètres autorisés annuellement aux responsabilités en cas d’incident, tout en précisant les engagements, droits et obligations de chaque partie.

Voici les principaux éléments que l'on y retrouve, de manière générale :

• Critères d'attribution du véhicule ;
• Identification du modèle concerné ;
• Identités tant de l'employeur que du conducteur ;
• Kilométrage annuel maximal autorisé par le contrat ;
• Responsabilités du conducteur et de l'employeur en cas d’accident,
• Modalités d’utilisation de la carte carburant ;
• Conditions de suspension du contrat ;
• Assurances comprises et niveau de couverture ;
• Méthode de calcul de l'avantage en nature ;
• Règles d’utilisation du véhicule pendant les périodes de congés et les jours non travaillés ;
• Conditions d'application de la franchise et responsabilités en fonction des situations ;
• Sanctions en cas de non-respect des termes de la car policy ;
• ...

Ce document vise à fournir un cadre clair à chaque collaborateur, pour assurer une utilisation responsable et conforme des véhicules de l’entreprise. C'est aussi une façon pour l'employeur de se protéger et d'éviter tout litige, en cas de désaccord ou d'accident.

Quels sont les avantages d'une car policy précise, pour l'entreprise et le conducteur ?

Définir les obligations de chacun et se protéger en cas de litige

Pour un employeur responsable d'un parc automobile, il est essentiel de définir clairement les responsabilités de chaque partie ainsi que les conditions d'utilisation des voitures mises à disposition des employés. Cela permet de protéger à la fois l'entreprise et le salarié, que ce soit en ce qui concerne le contrôle des kilométrages ou la désignation de la personne qui assumera la franchise en cas d'accident.

Bien que facultative, une car policy est donc vivement conseillée.

Une fois le contrat signé par les deux parties, toute ambiguïté ou malentendu est éliminé. Ce document vous offre donc un cadre solide pour une gestion de flotte automobile optimisée, en détaillant précisément les règles d'utilisation des véhicules de fonction.

Faciliter sa gestion de flotte automobile

Vous le savez : la gestion de flotte est un métier à part entière, relevant de la responsabilité d’un gestionnaire dédié. A partir du moment où une car policy d’entreprise est en place, sa mission n’en est que simplifiée. En effet, ces documents recensent l’ensemble des termes relatifs à l’utilisation des voitures de société, ce qui évite les malentendus et permet de lever rapidement les doutes que vous pourriez avoir.

Comment mettre en place une car policy efficace ?

Comment rédiger une car policy pertinente ?

Une car policy claire et bien définie peut vous épargner de nombreux soucis, tout en simplifiant grandement votre gestion de flotte et en optimisant votre TCO. En effet, dès lors que vous aurez sélectionné vos assurances et véhicules, mais aussi fixé les kilométrages annuels permis ou encore la responsabilité quant à l’entretien du véhicule, de manière à minimiser le Total Cost of Ownership, vous pourrez inclure chacun de ces éléments au sein d’un document exhaustif. 

Bien sûr, afin de protéger chacun des signataires, aucun détail ne doit être négligé. Pour rédiger une charte automobile efficace, il est donc possible de vous appuyer sur notre modèle PDF, qui vous guidera tout au long de la rédaction. Notre exemple de car policy peut effectivement servir de base, en vous assurant de couvrir tous les points essentiels !

Téléchargez notre exemple de car policy en PDF !

Quelques clics suffiront à télécharger notre modèle de car policy au format PDF.

Gardez toutefois à l’esprit qu’il s’agit d’un modèle générique. Il est donc impératif de le personnaliser, afin qu'il reflète les spécificités et les besoins uniques de votre entreprise ! Pour en définir les clauses, il vous faut vous référer spécifiquement à l'automobile concernée, ainsi qu'à la loi et aux différents cas de figure que vous pouvez imaginer.

N'oubliez pas la mise à jour de vos politiques automobiles !

La car policy n'est en aucun cas un document figé. Si les conditions signées par les parties demeurent en vigueur jusqu'à la mise à jour ou à l'échéance du contrat, celles-ci peuvent différer selon les véhicules. C'est aussi le cas en fonction des évolutions de vos assurances et politiques internes, sans oublier les lois en vigueur.

Par exemple, certaines clauses peuvent aussi être spécifiques selon que vous disposiez d’un véhicule thermique, hybride ou électrique, notamment au sujet des cartes carburant, des bornes de recharge permises et des modes d'entretien. Notons aussi l'avantage en nature, qui est propre à chaque automobile !
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Qui plus est, de par son renouvellement annuel, la charte auto est sans cesse en adéquation avec les obligations légales de l’entreprise. Si vous manquez d’expertise en la matière, n’attendez plus et basez-vous sur notre modèle de car policy !

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