Car policy en France & modèle PDF téléchargeable

Vous avez besoin d'une car policy pour encadrer l'utilisation de vos voitures de fonction ? Téléchargez dès maintenant notre modèle, afin de ne rien oublier. Remplissez simplement notre formulaire ci-dessous et recevez immédiatement votre exemple au format PDF.

‍Veuillez noter que LIZY décline toute responsabilité légale concernant ce document.

Qu'est-ce que la car policy d'un véhicule de société ?

Définition de la politique automobile en entreprise

La politique d'utilisation des véhicules de société, souvent appelée "car policy", est un document clé qui établit les règles et les conditions liées à l’utilisation des véhicules mis à disposition par l’entreprise. Ce document couvre divers aspects légaux, allant du nombre de kilomètres autorisés annuellement aux responsabilités en cas d’incident, tout en précisant les engagements, droits et obligations de chaque partie.

Voici les principaux éléments que l'on y retrouve, de manière générale :

• Critères d'attribution du véhicule ;
• Identification du modèle concerné ;
• Identités tant de l'employeur que du conducteur ;
• Kilométrage annuel maximal autorisé par le contrat ;
• Responsabilités du conducteur et de l'employeur en cas d’accident,
• Modalités d’utilisation de la carte carburant ;
• Conditions de suspension du contrat ;
• Assurances comprises et niveau de couverture ;
• Méthode de calcul de l'avantage en nature ;
• Règles d’utilisation du véhicule pendant les périodes de congés et les jours non travaillés ;
• Conditions d'application de la franchise et responsabilités en fonction des situations ;
• Sanctions en cas de non-respect des termes de la car policy ;
• ...

Ce document vise à fournir un cadre clair à chaque collaborateur, pour assurer une utilisation responsable et conforme des véhicules de l’entreprise. C'est aussi une façon pour l'employeur de se protéger et d'éviter tout litige, en cas de désaccord ou d'accident.

Bénéfices d'une car policy précise pour l'entreprise et le conducteur

Pour un employeur responsable d'un parc automobile, il est essentiel de définir clairement les responsabilités de chaque partie ainsi que les conditions d'utilisation des voitures mises à disposition des employés. Cela permet de protéger à la fois l'entreprise et le salarié, que ce soit en ce qui concerne le contrôle des kilométrages ou la désignation de la personne qui assumera la franchise en cas d'accident.

Bien que facultative, une car policy est donc vivement conseillée.

Une fois le contrat signé par les deux parties, toute ambiguïté ou malentendu est éliminé. Ce document vous offre donc un cadre solide pour une gestion de flotte automobile optimisée, en détaillant précisément les règles d'utilisation des véhicules de fonction.

Comment mettre en place une car policy efficace ?

Une car policy claire et bien définie peut vous épargner de nombreux soucis, tout en simplifiant grandement votre gestion de flotte et en optimisant votre TCO. Pour créer un document efficace, il est donc possible de vous appuyer sur un modèle PDF tel que le nôtre, qui vous guidera tout au long de la rédaction. Notre exemple de car policy peut effectivement servir de base, en vous assurant de couvrir tous les points essentiels.

Cependant, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un modèle générique. Il est donc impératif de le personnaliser pour qu'il reflète les spécificités et les besoins uniques de votre entreprise ! Pour en définir les clauses, il vous faut vous référer spécifiquement à l'automobile concerné, ainsi qu'à la loi et aux différents cas de figure que vous pouvez imaginer.

N'oubliez pas de mettre à jour les car policies de votre flotte automobile !

La car policy n'est en aucun cas un document figé. Si les conditions signées par les parties demeurent en vigueur jusqu'à la mise à jour ou à l'échéance du contrat, celles-ci peuvent différer selon les véhicules. C'est aussi le cas en fonction des évolutions de vos assurances et politiques internes, sans oublier les lois en vigueur.

Par exemple, certaines clauses peuvent être spécifiques entre un véhicule thermique, hybride ou électrique, notamment au sujet des cartes carburant, des bornes de recharge permises et des modes d'entretien. Notons aussi l'ATN, qui est propre à chaque automobile !